[موسي الأسود]

لماذا نستخدم قاعدة البيانات الإليكترونية؟ تسمح لنا قواعد البيانات الإليكترونية بتنفيذ المهام نفسها التي تتم في قواعد البيانات التقليدية ولكن مع المميزات التالية:
• السرعة الفائقة
• سهولة الاستخدام
• تخزين قدر هائل من البيانات
• السماح بإدخال وتحرير البيانات بسهولة شديدة
• التحديث التلقائي وإعادة حساب البيانات
• السماح بفرز البيانات في سرعة وسهولة
• السماح بالبحث عن البيانات وتحديدها
• تنسيق وتنظيم وتقديم البيانات بالطريقة التي تفضلها
• مشاركة المعلومات مع برامج / تطبيقات أخرى
• وعلى شبكات الاتصال، تسمح لك قواعد البيانات بمشاركة مجموعة واحدة من المعلومات مع العديد من المستخدمين وهو ما يقلل من تكرار البيانات.
• الإقلال من عملية تكرار البيانات وبالتالي معالجة مشكلة الاحتفاظ بعدد من النسخ المحدثة لقاعدة البيانات نفسها.

لماذا نستخدم قاعدة بيانات أكسيس؟ تعتبر قاعدة بيانات أكسيس بمثابة نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية وتشكّل مع باقي تطبيقات مايكروسوفت مثل : وورد وإكسيل وباوربوينت والبريد الإليكتروني ومجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس بروفيشنل (Microsoft Office Professional).
تقدم قاعدة بيانات أكسيس طريقة فعالة لتخزين وفرز ومعالجة واستعادة البيانات.
تم تطوير أكسيس بواسطة مايكروسوفت، الشركة نفسها التي طورت نظام التشغيل ويندوز.
تجدر الإشارة إلى أن أهم سمات أكسيس تكمن في سهولة الاستخدام بالنسبة للمبتدئين حيث يمكنك باستخدام عمليات بسيطة تطوير قواعد البيانات في سهولة كبيرة. كما تُستخدم قواعد بيانات أكسيس لتطوير نظم التطبيق المتقدمة.
يسمح برنامج أكسيس أيضًا بقدر كبير من إمكانية تعديل الحقول والجداول بعد إدخال البيانات.
مقدمة لقاعدة بيانات أكسيس تستخدم قاعدة بيانات أكسيس إلى حد بعيد المصطلحات نفسها التي سبق لنا توضيحها من قبل. وذلك باستثناء استخدام مصطلح الجداول بدلاً من الملفات، وهذا الأمر مناسب حيث إن معظم المعلومات التي تستخدمها تكون بطبيعتها بصورة جداول.


يطلق على طريقة عرض هذا الجدول اسم ورقة البيانات، وهي عادةً الطريقة التي يعرض من خلالها برنامج أكسيس البيانات. بطبيعة الحال، قد تكون قاعدة البيانات صغيرة الحجم جدًا مثل دفتر عناوين لأحد الأشخاص، وقد تكون ضخمة تحتوي على كميات هائلة من البيانات التي تختص بعمليات وأنشطة تجارية كبيرة جدًا.
تقديم أدوات أكسيس عند العمل في قاعدة بيانات، سيطلب منك القيام بأكثر من مجرد عرض البيانات. ولكي تقوم بمعالجة البيانات وتقديمها على شكل معلومات، تحتاج لمجموعة من الأدوات أو الوسائل.
ما هي النماذج؟ يمكنك أن تستخدم النموذج في إدخال أو تحرير أو عرض المعلومات في سجلات قاعدة البيانات.
يسمح لك كذلك بعرض ما ترغب فيه بالطريقة المفضلة لديك.
وبذلك، يمكنك إنشاء النماذج لكي تؤدي عمل المستندات الورقية.
ما هو الاستعلام؟ الاستعلام عبارة عن سؤال خاص بالبيانات، مثل:
• ما عدد الحسابات المتأخرة؟
• ما عدد عملاء الشركة في مملكة البحرين؟
عندما تقوم بالاستعلام من قاعدة البيانات، ستحصل على أحدث المعلومات المتوفرة.
ما هي التقارير؟ يتم استخدام التقرير في طباعة وعرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
تسمح لك التقارير بتقديم معلوماتك بالطريقة التي ترغب فيها وتمكِّنك من:
• تجميع المعلومات
• حساب الإجماليات والمتوسطات

لتشغيل برنامج أكسيس • اضغط على أيقونة Start.
• اضغط على Programs.
• اضغط على أيقونة
Microsoft Access من القائمة الفرعية المعروضة.

إطار تطبيق أكسيس يستخدم إطار برنامج أكسيس نفس التخطيط القياسي لكل تطبيقات مايكروسوفت ويندوز. حيث يتم عرض شريط العنوان أعلى الإطار مع مربع قائمة التحكم في اليسار والأزرار الخاصة بالإغلاق والتصغير واستعادة الحجم في الجانب الأيمن من الإطار، وتحت شريط العنوان هناك شريط القوائم. عندما تقوم بتشغيل برنامج أكسيس، تتاح فقط قائمتا ملف وتعليمات ويتم تعطيل بقية الأزرار على شريط الأدوات، يرجع ذلك إلى عدم فتح أية قاعدة بيانات.

شريط أدوات أكسيس يحتوي شريط أدوات برنامج مايكروسوفت أكسيس على أزرار تقدم اختصارات للأوامر الموجودة في شريط القوائم. هناك العديد من أشرطة الأدوات المتاحة، حيث يمكن عرضها من خلال تحديد أشرطة الأدوات من قائمة عرض. وإذا لم تكن عالمًا بوظيفة الزر، ضع مؤشر الفأرة على الزر لتحصل على وصف بسيط لوظيفته.