ICDL موديول 5 الـ Access

[موسي الأسود]

الموديول الخامس Access

ما هي البيانات؟ تعبر البيانات عن نصوص أو أرقام أو صور وفي بعض الأحوال أصوات، حيث يتم معالجة كل من هذه العناصر أو تخزينها في الحاسوب. ومما يذكر أن البيانات في حد ذاتها قد تكون بلا معنى. لذلك، سوف نحتاج إلى تفسيرها أو (معالجتها) لكي تصبح معلومات نستطيع فهمها وإدراكها.
لذلك، تعتبر المعلومات بيانات ذات مغزى معين.
ولكي نوضح الفرق بين مفهومي البيانات والمعلومات، مثلاً تشير كلمات مثل، خدمة العملاء و15000 و10 إلى بيانات. لكن إذا أمكن تفسيرها على أنها بيانات خاصة بشركة معينة، فقد تشير البيانات مثلاً إلى أن قسم خدمة العملاء به 10 موظفين ومتوسط الدخل السنوي للموظف هو 15000 دولار. عندئذ تصبح هذه البيانات معلومات. بطبيعة الحال، يمكن تفسير نفس هذه البيانات بشكل آخر مختلف.
من الجدير بالذكر أن البيانات تعتبر بمثابة المكونات الأساسية التي يقوم عليها أي عمل، وعندما يتم معالجتها ودمجها مع بعضها باستخدام تقنيات متعددة تظهر نتائج مختلفة.

ما هي قاعدة البيانات؟ أبسط تعريف لقاعدة البيانات هو:
مجموعة من البيانات المرتبطة مع بعضها والتي تختص بموضوع أو أكثر.
فيما يلي عدد من الأمثلة التي يمكن أن تشير إلى قاعدة بيانات:
• دليل الهاتف
• جدول مواعيد القطارات
• دفتر العناوين
• معلومات عن العملاء في شركة معينة
• سجلات المبيعات في إحدى الشركات


مصطلحات أساسية الملف: مجموعة من السجلات المتعلقة بنفس الموضوع
• قائمة العملاء
• قائمة المنتجات
• مواعيد القطارات
السجل: المعلومات الخاصة بعنصر معين
• العميل
• المنتج
• القطار
الحقل: عناصر البيانات الفردية الخاصة بكل سجل
• العميل – الاسم والعمل والعنوان ورقم الهاتف
• المنتج – وصف المنتج وسعر التكلفة وسعر البيع
• القطار – الجهة والسائق وعدد المقاعد ونوع عربات القطار
كذلك، يتم تحديد الحقول من خلال حجم ونوع المعلومات التي تحتوي عليها.

مما يذكر أن قواعد البيانات تأتي في شكلين أساسيين:
قاعدة البيانات غير المفهرسة تستخدم قاعدة البيانات غير المفهرسة في حالة القوائم البسيطة، وقد تكون البيانات مكررة داخل قاعدة البيانات.

قواعد البيانات العلائقية في قاعدة البيانات العلائقية، يتم وضع البيانات في عدد من الملفات المرتبطة مع بعضها وذلك للحد من تكرار البيانات. تتميز عمليات البحث والتحليل والتأمين للبيانات التي تتم من خلال قاعدة البيانات العلائقية بالسهولة واليسر.
افترض مثلاً وجود شركة بها موظفين وعملاء وتقدم منتجات أو خدمات. ويجب على العميل أن يسجل طلب شراء للحصول على هذه المنتجات أو الخدمات.
قمنا بتحديد خمس ملفات أو جداول مختلفة هي:
• الموظف
• العميل
• المنتج
• طلب الشراء
• تفاصيل طلب الشراء
بطبيعة الحال، هناك طلبات شراء لأكثر من منتج. لذلك، فسوف نحتاج إلى جدول مرتبط من أجل تفاصيل طلب الشراء.
الجداول المحدَّدة بأعلى لها علاقات ببعضها البعض:
• الموظف يبيع للعميل.
• العميل يطلب شراء منتج.
• يحتوي طلب الشراء على تفاصيل الشراء.


أنواع العلاقات عندما يقوم أحد العملاء بتقديم طلب للشراء، قد يكون هذا الطلب موجهًا لعدد من المنتجات. لمزيد من التوضيح، قد يكون هناك عدد من المنتجات في طلب شراء واحد. يعرف ذلك باسم علاقة جزء بمجموعة أجزاء وهي العلاقة الأكثر شيوعًا. هناك كذلك علاقة جزء بجزء الأقل شيوعًا. أما علاقة مجموعة أجزاء بمجموعة أجزاء، فغير مسموح بها في أكسيس: حيث يتم معالجتها كعلاقة جزء بمجموعة أجزاء من خلال إعداد جداول مرتبطة إضافية. ويوضِّح الشكل أدناه هذه العلاقات.
لاحظ رمز 1 الذي يشير إلى الجانب الفردي من العلاقة ورمز  الذي يشير إلى الجانب المتعدد.
في مثال علاقة جزء بمجموعة أجزاء، يعتبر حقل CustomerID هو الذي يربط بين الجدولين. في جدول العملاء، يعمل هذا الحقل كمفتاح أساسي (primary key). إذ يقوم المفتاح الأساسي بتحديد كل سجل في الجدول، وفي بعض الحالات، قد يكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل واحد (مثل CustomerID) أو قد يكون مجموعة من الحقول (مثل OrderID + LineNo الذي سيحدِّد سجلاً في جدول طلب الشراء). وبمعرفتك للبيانات الموجودة في الجدول، يمكنك تحديد الحقل أو مجموعة الحقول التي ستحدِّد السجلات الموجودة في هذا الجدول.
في جدول طلبات الشراء، يعمل CustomerID كمفتاح خارجي
(foreign key) يرتبط بالجدول الأساسي في العلاقة وهو هنا جدول العميل.

[موسي الأسود]

لماذا نستخدم قاعدة البيانات الإليكترونية؟ تسمح لنا قواعد البيانات الإليكترونية بتنفيذ المهام نفسها التي تتم في قواعد البيانات التقليدية ولكن مع المميزات التالية:
• السرعة الفائقة
• سهولة الاستخدام
• تخزين قدر هائل من البيانات
• السماح بإدخال وتحرير البيانات بسهولة شديدة
• التحديث التلقائي وإعادة حساب البيانات
• السماح بفرز البيانات في سرعة وسهولة
• السماح بالبحث عن البيانات وتحديدها
• تنسيق وتنظيم وتقديم البيانات بالطريقة التي تفضلها
• مشاركة المعلومات مع برامج / تطبيقات أخرى
• وعلى شبكات الاتصال، تسمح لك قواعد البيانات بمشاركة مجموعة واحدة من المعلومات مع العديد من المستخدمين وهو ما يقلل من تكرار البيانات.
• الإقلال من عملية تكرار البيانات وبالتالي معالجة مشكلة الاحتفاظ بعدد من النسخ المحدثة لقاعدة البيانات نفسها.

لماذا نستخدم قاعدة بيانات أكسيس؟ تعتبر قاعدة بيانات أكسيس بمثابة نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية وتشكّل مع باقي تطبيقات مايكروسوفت مثل : وورد وإكسيل وباوربوينت والبريد الإليكتروني ومجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس بروفيشنل (Microsoft Office Professional).
تقدم قاعدة بيانات أكسيس طريقة فعالة لتخزين وفرز ومعالجة واستعادة البيانات.
تم تطوير أكسيس بواسطة مايكروسوفت، الشركة نفسها التي طورت نظام التشغيل ويندوز.
تجدر الإشارة إلى أن أهم سمات أكسيس تكمن في سهولة الاستخدام بالنسبة للمبتدئين حيث يمكنك باستخدام عمليات بسيطة تطوير قواعد البيانات في سهولة كبيرة. كما تُستخدم قواعد بيانات أكسيس لتطوير نظم التطبيق المتقدمة.
يسمح برنامج أكسيس أيضًا بقدر كبير من إمكانية تعديل الحقول والجداول بعد إدخال البيانات.
مقدمة لقاعدة بيانات أكسيس تستخدم قاعدة بيانات أكسيس إلى حد بعيد المصطلحات نفسها التي سبق لنا توضيحها من قبل. وذلك باستثناء استخدام مصطلح الجداول بدلاً من الملفات، وهذا الأمر مناسب حيث إن معظم المعلومات التي تستخدمها تكون بطبيعتها بصورة جداول.


يطلق على طريقة عرض هذا الجدول اسم ورقة البيانات، وهي عادةً الطريقة التي يعرض من خلالها برنامج أكسيس البيانات. بطبيعة الحال، قد تكون قاعدة البيانات صغيرة الحجم جدًا مثل دفتر عناوين لأحد الأشخاص، وقد تكون ضخمة تحتوي على كميات هائلة من البيانات التي تختص بعمليات وأنشطة تجارية كبيرة جدًا.
تقديم أدوات أكسيس عند العمل في قاعدة بيانات، سيطلب منك القيام بأكثر من مجرد عرض البيانات. ولكي تقوم بمعالجة البيانات وتقديمها على شكل معلومات، تحتاج لمجموعة من الأدوات أو الوسائل.
ما هي النماذج؟ يمكنك أن تستخدم النموذج في إدخال أو تحرير أو عرض المعلومات في سجلات قاعدة البيانات.
يسمح لك كذلك بعرض ما ترغب فيه بالطريقة المفضلة لديك.
وبذلك، يمكنك إنشاء النماذج لكي تؤدي عمل المستندات الورقية.
ما هو الاستعلام؟ الاستعلام عبارة عن سؤال خاص بالبيانات، مثل:
• ما عدد الحسابات المتأخرة؟
• ما عدد عملاء الشركة في مملكة البحرين؟
عندما تقوم بالاستعلام من قاعدة البيانات، ستحصل على أحدث المعلومات المتوفرة.
ما هي التقارير؟ يتم استخدام التقرير في طباعة وعرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
تسمح لك التقارير بتقديم معلوماتك بالطريقة التي ترغب فيها وتمكِّنك من:
• تجميع المعلومات
• حساب الإجماليات والمتوسطات

لتشغيل برنامج أكسيس • اضغط على أيقونة Start.
• اضغط على Programs.
• اضغط على أيقونة
Microsoft Access من القائمة الفرعية المعروضة.

إطار تطبيق أكسيس يستخدم إطار برنامج أكسيس نفس التخطيط القياسي لكل تطبيقات مايكروسوفت ويندوز. حيث يتم عرض شريط العنوان أعلى الإطار مع مربع قائمة التحكم في اليسار والأزرار الخاصة بالإغلاق والتصغير واستعادة الحجم في الجانب الأيمن من الإطار، وتحت شريط العنوان هناك شريط القوائم. عندما تقوم بتشغيل برنامج أكسيس، تتاح فقط قائمتا ملف وتعليمات ويتم تعطيل بقية الأزرار على شريط الأدوات، يرجع ذلك إلى عدم فتح أية قاعدة بيانات.

شريط أدوات أكسيس يحتوي شريط أدوات برنامج مايكروسوفت أكسيس على أزرار تقدم اختصارات للأوامر الموجودة في شريط القوائم. هناك العديد من أشرطة الأدوات المتاحة، حيث يمكن عرضها من خلال تحديد أشرطة الأدوات من قائمة عرض. وإذا لم تكن عالمًا بوظيفة الزر، ضع مؤشر الفأرة على الزر لتحصل على وصف بسيط لوظيفته.

[موسي الأسود]

لفتح قاعدة بيانات عند تشغيل أكسيس • من مربع الحوار المفتوح، حدِّد خيار فتح ملف موجود. ثم حدِّد الملف المطلوب واضغط على زر موافق.

لفتح قاعدة بيانات أكسيس بعد تشغيل البرنامج • من قائمة الملف، اختر فتح.
ملحوظة: قد يتم وضع قواعد البيانات التي جرى استخدامها مؤخرًا أسفل قائمة الملف. إذا وجدت قاعدة البيانات المطلوبة في القائمة، اضغط عليها لفتحها.
كما يمكنك فتح ملف بالضغط على أيقونة فتح على شريط الأدوات قياسي.
• حدِّد اسم الملف من القائمة المعروضة على الجانب الأيسر من المربع (قد تحتاج إلى البحث في مجلدات أخرى حتى تصل إلى
قاعدة البيانات المطلوبة).
• اضغط على زر فتح في مربع الحوار لإتمام العملية.

لإضافة قاعدة بيانات إلى مجلد "المفضلة" • افتح برنامج أكسيس، ثم قم بعرض مربع الحوار فتح. حدِّد مكان العنصر الذي ترغب في إضافته إلى مجلد المفضلة. في المثال الموضَّح أدناه تم تحديد ملف قاعدة بيانات Northwind.

• اضغط على القائمة المنسدلة أدوات (في شريط أدوات مربع الحوار فتح)، ثم حدِّد الأمر إضافة إلى المفضلة.
فيتم إضافة العنصر المحدَّد إلى مجلد المفضلة.

فتح قاعدة بيانات من مجلد "المفضلة" • لفتح ملف موجود في المفضلة، اعرض في البداية مربع الحوار فتح.
• اضغط على أيقونة المفضلة في الجانب الأيسر من مربع الحوار فتح.
• يتم عرض العناصر المضافة إلى المفضلة في إطار مربع الحوار، على النحو الموضَّح أدناه.
• اضغط على العنصر المطلوب، في هذه الحالة Northwind.mdb، ثم اضغط على زر فتح لفتح الملف.
إطار قاعدة بيانات أكسيس يظهر إطار قاعدة بيانات أكسيس داخل إطار تطبيق أكسيس عند فتح قاعدة البيانات. ويقدم الإطار طريقة سهلة للوصول إلى كل عناصر قاعدة البيانات.
تتيح الأيقونات الموجودة في الجانب الأيمن إمكانية الوصول إلى الجداول أو الاستعلامات أو النماذج أو التقارير أو وحدات الماكرو أو الوحدات النمطية. سوف نتعرض لبعض هذه العناصر بشيء من التفصيل في
الأجزاء اللاحقة . يمكنك تحديد الكائن من خلال الضغط عليه لمرة واحدة باستخدام الفأرة. وكذلك، يمكن تحديد الكائن من خلال اختياره من قائمة عرض المنسدلة.

[موسي الأسود]

لفتح جدول • في إطار قاعدة بيانات أكسيس، اضغط مرة واحدة على أيقونة جداول.
• في قائمة الجداول، قم بالضغط مرتين على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه.
أو اضغط على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه، ثم اضغط على زر فتح.
• فيتم عرض ورقة البيانات للجدول الذي قمت بتحديده.
إطار الجدول يظهر الجدول المفتوح من إطار قاعدة البيانات على شكل ورقة بيانات. ويتغير شريطا القوائم والأدوات ليشتملا على الخيارات المرتبطة بالجداول.
تشير رؤوس الأعمدة، تحت شريط العنوان مباشرة، إلى أسماء الحقول، ويحتوي كل صف على سجل منفصل.
قد يحتوي الجدول على عدد أكبر من الأعمدة عما يمكن عرضه داخل الإطار، وفي هذه الحالة، تظهر الأعمدة التي في أقصى اليسار فقط. تُعرف المربعات المظللة يسار السجلات بمحدِّدات السجل، ويشير السهم فيها إلى السجل المحدَّد حاليًا. كما توجد علامة النجمة (*) مكان محدِّد السجل الخالي التالي.
في أسفل الإطار، أعلى سطر الحالة، يوجد شريط تمرير يحتوي على أزرار تمكِّّّّّن من الانتقال من سجل لآخر ومربعات تعرض رقم السجل الحالي والعدد الإجمالي للسجلات الموجودة في الجدول. وعند فتح ملف، يشير مربع رقم السجل الحالي بشكل طبيعي إلى السجل الأول.

للانتقال إلى حقل باستخداممؤشر الفأرة • ضع مؤشر الفأرة على الحقل المطلوب واضغط عليه، فيتغير شكل المؤشر، حسب نوع الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بالضغط على أقصى يسار الحقل (محدِّد السجل)، سيتم تحديد الحقل بأكمله.

لتعديل محتويات الحقل • اضغط على الحقل الذي ترغب في تحريره، فيتم وضع نقطة الإدراج داخل مربع الحقل.
• اكتب البيانات الجديدة داخل مربع الحقل.
• اضغط على مفتاح Enter.
لحفظ جدول • اختر حفظ من قائمة ملف.
• أو اضغط على أيقونة حفظ الموجودة على شريط الأدوات.
لحفظ قاعدة البيانات • اختر حفظ من قائمة ملف.
أو اضغط على أيقونة حفظ على شريط الأدوات.

لحفظ ملف قاعدة بيانات على قرص مرن لا توجد طريقة سهلة داخل برنامج أكسيس لحفظ قاعدة بيانات مفتوحة على قرص مرن. مع ذلك، يمكنك استخدام ويندوز إكسبلورار في نسخ الملف إلى القرص المرن.
• شغِّل برنامج ويندوز إكسبلورار.
• حدِّد ملف قاعدة البيانات على القرص الصلب الذي ترغب في نسخه إلى القرص المرن.
• اضغط بالزر الأيمن للفأرة على الملف وحدِّد الأمرSend To 3.5Floppy.

لإغلاق قاعدة البيانات • اختر إغلاق من قائمة ملف.
أو اضغط على مربع قائمة التحكم في إطار قاعدة البيانات ثم اختر Close .
أو قم بالضغط مرتين على مربع قائمة التحكم.
أو اضغط على Ctrl+F4.
تلميح اليوم
افتراضيًا، يقوم أكسيس بعرض تلميح اليوم في كل مرة يتم فيها تشغيل البرنامج. إذا حافظت على قراءة التلميحات باستمرار، ما من شك في أنك ستستفيد كثيرًا منها في تطوير مهاراتك في استخدام البرنامج.
ما هو مساعد أوفيس؟ افتراضيًا، سوف ترى كائنًا لطيفًا عند ظهور تلميح اليوم. يمكنك أن تطرح سؤالاً على هذا الكائن، ويقوم مساعد أوفيس بعرض المعلومات المطلوبة على الشاشة. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية استخدام هذا المنتج، ينبغي عليك قراءة فقرات التعليمات المقدمة، كما يمكنك أن تختار تنفيذ التلميح أو تفسيره أو تجاهله.
عرض مساعد مايكروسوفت أوفيس • يتم عرض مساعد أوفيس افتراضيًا. إذا كان المساعد مختفيًا وأردت تنشيطه، اضغط على أيقونة تعليمات Microsoft Access.
لإخفاء مساعد مايكروسوفت أوفيس • اضغط بالزر الأيمن للفأرة على مساعد أوفيس، ومن القائمة المعروضة اضغط على أمر إخفاء.
سمة "ما هذا؟"• داخل العديد من مربعات الحوار سوف تجد رمزًا على شكل علامة استفهام في الجانب الأيمن العلوي من مربع الحوار. على سبيل المثال، اضغط على قائمة أدوات المنسدلة، ثم حدِّد الأمر خيارات لعرض مربع الحوار خيارات، وسوف تجد إمكانية المساعدة في الجزء الأيمن العلوي من مربع الحوار (قد لا تشتمل بعض مربعات الحوار على هذه السمة). لاستخدام سمة ما هذا؟ الخاصة بنظام التعليمات، اضغط على علامة الاستفهام ثم اضغط على العنصر في مربع الحوار الذي ترغب في التعرف عليه.
• في المثال الموضَّح أدناه، قمنا بفتح مربع حوار عرض العمود وعرضنا سمة ما هذا؟ لمربع الاختيار عرض قياسي.
نمط عرض تصميم الجدول عندما تقوم بفتح جدول، سوف يتم عرض هذا الجدول باستخدام طريقة (نمط) عرض ورقة البيانات. وعند إنشاء جدول جديد سوف ترى هذا الجدول في طريقة عرض التصميم. لتعديل جدول ينبغي عليك في البداية الانتقال إلى طريقة عرض التصميم.
للانتقال إلى طريقة عرض التصميم • اختر عرض التصميم من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض التصميم على شريط الأدوات.
للانتقال إلى طريقة عرض ورقة البيانات • اختر عرض ورقة البيانات من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض ورقة البيانات على شريط الأدوات.
تخصيص أشرطة الأدوات تسمح لك أشرطة الأدوات في برنامج أكسيس بتحديد الأوامر والسمات في سرعة وسهولة. وعلى الرغم من أن هناك أشرطة أدوات افتراضية، يمكنك تخصيص هذه الأشرطة لعرض الأيقونات الخاصة بالأوامر التي يتكرر استخدامها، كذلك، يمكنك عرض مجموعة من أشرطة الأدوات على الشاشة في وقتٍ واحد، وسحب الأيقونات وإسقاطها بين أشرطة الأدوات.
لعرض أو إخفاء شريط الأدوات • لعرض شريط أدوات، حدِّد أمر أشرطة الأدوات من قائمة عرض فيتم عرض قائمة بأشرطة الأدوات المتاحة، ومنها: قياسي وتنسيق وويب وما إلى ذلك.
• اختر شريط الأدوات الذي ترغب في عرضه من خلال الضغط عليه في القائمة.
الطريقة المبسطة لعرض أو إخفاء أشرطة الأدوات • تلميح: من الطرق السريعة لعرض / إخفاء أشرطة الأدوات الضغط بالزر الأيمن للفأرة على شريط أدوات معروض، فيؤدي ذلك إلى عرض قائمة أشرطة الأدوات المنسدلة، حيث يمكنك تحديد أو إلغاء تحديد أشرطة الأدوات.
لإنشاء شريط أدوات جديد • من قائمة عرض، اختر أشرطة الأدوات ثم اضغط على تخصيص، فيتم عرض مربع الحوار تخصيص.
• حدِّد علامة التبويب أشرطة الأدوات، ثم حدِّد خيار جديد لعرض مربع الحوار شريط أدوات جديد.
• أدخل اسمًا لشريط الأدوات الجديد واضغط على Enter. فيتم عرض شريط الأدوات الجديد في القائمة في قسم أشرطة الأدوات.
لإضافة أو حذف أيقونة من شريط الأدوات • لإضافة أيقونة إلى شريط أدوات معروض، اختر أشرطة الأدوات ثم اختر تخصيص من قائمة عرض لعرض مربع الحوار تخصيص، على النحو الموضَّح أدناه. حدِّد علامة التبويب أوامر وابحث عن الزر الذي ترغب في إضافته. اضغط على الزر الذي قمت باختياره واسحبه إلى شريط الأدوات الذي ترغب في إضافته إليه.
• لحذف أيقونة، اضغط على مفتاح Alt، وأثناء ذلك اضغط بزر الفأرة الأيسر على الأيقونة التي ترغب في حذفها، واسحبها خارج شريط الأدوات ثم أفلت مفتاح Alt وزر الفأرة.

نستكمل لاحقا

[موسي الأسود]

تصميم قاعدة بيانات من الأهمية بمكان، قضاء بعض الوقت في تصميم قاعدة بيانات خاصة بك، فالمعرفة النظرية لا تكفي وحدها أبدًا بل لابد من التجريب العملي.
أسئلة مهمة عندما تشرع في إنشاء قاعدة بيانات، ينبغي الإجابة على مجموعة من الأسئلة التي ستحدِّد إجاباتها شكل قاعدة البيانات.
ما هو الهدف من قاعدة البيانات؟ ينبغي عليك في البداية تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات. فمن المهم جدًا تحديد احتياجاتك قبل بدء العمل.
يخطئ الكثيرون عندما يحاولون تحديد البيانات الخاصة بقاعدة البيانات قبل تحديد الهدف منها.
ما هي البيانات التي ينبغي إدخالها؟ يلي تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات، تحديد البيانات التي ينبغي إدخالها وتصميمها في حقولٍ وجداول.
ما الذي أحتاج إلى القيام به؟ يقودك هذا السؤال للتفكير في عمليات المعالجة التي تحتاج إلى تنفيذها للحصول على المعلومات (النتائج) التي تريدها، وتتضمن المعالجة القيام بعمليات مثل البحث والفرز والحساب وما إلى ذلك.
تحديد الاحتياجاتلكي تتمكن من تحديد احتياجاتك ينبغي عليك في البداية عمل رسم توضيحي مع توضيح التوثيق اللازم. وإذا كان تصميم قاعدة البيانات من أجل مستخدمين آخرين، فينبغي عليك عرض الرسم والتوثيق عليهم والتأكد من فهمك لحاجاتهم.
القواعد الأساسية للتصميم
منع تكرار محتويات السجل ينبغي تخصيص مفتاح أساسي لكل جدول. ويكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل أو مجموعة حقول بياناتها غير قابلة للتكرار بين السجلات. ومن المهم تحديد مفتاح أساسي للجدول للتأكد من عدم وجود سجلات مكررة. حدِّد المفتاح الأساسي بنفسك، فإذا تركت الأمر لبرنامج أكسيس، فسوف يقوم بإضافة حقل عدّاد في بداية كل سجل. وسوف يتزايد العدّاد مع كل سجل جديد يضاف إلى الجدول. وعلى الرغم من أن ذلك يضمن تميز السجل وعدم تكراره، فإنه يعني كذلك أن هناك احتمالية لتطابق البيانات في سجلين (باستثناء المفتاح نفسه).
منع تكرار الحقول إذا قمت بتكرار نفس النوع من المعلومات في الجدول، ينبغي عليك وضع هذه المعلومات المكررة في جدول آخر
جعل الحقول مرتبطة ينبغي أن يرتبط كل حقل موجود في السجل بموضوع السجل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الحقل مكررًا أو قد يخص جدولاً آخر.
التأكد من استقلال كل حقل ينبغي أن تتمكن من تغيير أي حقل في السجل دون التأثير على الحقول الأخرى.
التأكد من أن الحقول لا تحتوي على بيانات محسوبة أو مشتقة على سبيل المثال، سوف تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بالراتب الإجمالي ومجموع الاقتطاعات في سجل راتب الموظف ولا داعي لتخزين صافي الراتب حيث يمكن حسابه عند طباعة كشف الراتب.
التأكد من تجزئة البيانات حسب أصغر جزء منطقي قد يكون من المفيد الاحتفاظ بالأكواد البريدية للعملاء في حقل منفصل عن بقية العنوان، حتى يمكن تحليل المبيعات اعتمادًا على الأماكن التي يقيم بها العملاء.
إنشاء قاعدة بيانات كما سبق وأن رأينا، فإن أصعب مرحلة من مراحل إنشاء قاعدة بيانات هي مرحلة التصميم.
في بعض التطبيقات القياسية، يمكنك أن تستخدم معالجًا (Wizard) لمساعدتك في إنشاء كل جداولك، كما يمكنك إدخال البيانات مباشرةً في هذه الجداول. إضافة إلي ذلك، يعرض معالج الجداول مساعدتك في إنشاء نموذج للإدخال.
افترضت مايكروسوفت أن كل دولة من دول العالم تستخدم نفس التقسيمات الجغرافية وتنسيق الهاتف وهيكل الكود البريدي كما في الولايات المتحدة.
و سواء كنت تقوم بإنشاء جداول جديدة من البداية أم تستخدم المعالجات، سوف تحتاج إلى التعرف على أنواع البيانات وخصائص الجداول. كما ستحتاج إلى التعرف على المفاتيح الأساسية والفهارس. ويمكن اعتبار هذا أصعب جزء في عملية إنشاء ومعالجة الجداول.
• اختر جديد من قائمة ملف.
أو اضغط على Ctrl+N.
أو اضغط على أيقونة جديد على شريط الأدوات قياسي.
لإنشاء جدول باستخدام معالج الجداول • إذا ضغطت على قائمة ملف المنسدلة داخل إطار أكسيس، ثم
ضغطت على أمر جديد، فسوف ترى مربع حوار
• حدِّد أيقونة قاعدة بيانات واضغط على زر موافق، ثم اكتب اسمًا للملف عندما يُطلب منك ذلك. وبمجرد أن تضغط على زر إنشاء سوف ترى ما يلي:
• تأكد من تحديد أيقونة جداول، ثم قم بالضغط مرتين على أمر إنشاء جدول باستخدام المعالج. فيتم عرض مربع الحوار معالج الجداول .
إضافة حقول باستخدام معالج الجداول • اضغط على أحد أزرار الخيارات في يمين مربع الحوار لاختيار إما عمل أو شخصي.
لتحديد نموذج جدول • حدِّد نموذج الجدول المناسب من قائمة نماذج الجداول.
لإضافة حقول • حدِّد الحقل الذي ترغب في إضافته من خلال الضغط على اسم الحقل في قائمة نماذج الحقول.
• اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. في الشكل التالي، تم تحديد قواعد بيانات عمل، ومن القائمة المعروضة، تم تحديد نموذج الجدول قائمة المراسلات، وإضافة حقل تعريف_قائمة_المراسلات.
• عندما تقوم بإضافة حقل، سوف يتم تلقائيا نقل العنصر المحدَّد داخل قائمة نماذج الحقول إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. لإضافة المزيد من الحقول، حدِّد الحقل المطلوب من جزء نماذج الحقول واضغط على السهم المتجه لليسار.
لتغيير اسم حقل باستخدام معالج الجداول • حدِّد الحقل الذي ترغب في تغيير اسمه داخل جزء الحقول في الجدول الجديد في مربع الحوار معالج الجداول.

[موسي الأسود]

• اضغط على زر إعادة تسمية حقل، فيتم عرض مربع الحوار إعادة تسمية الحقل.
• أدخل اسماً جديداً للحقل ثم اضغط على زر موافق.
• بعد أن تنتهي من إضافة كل الحقول المطلوبة، اضغط على زر التالي لعرض الصفحة التالية لمعالج الجداول.
• في مربع نص ما هو الاسم الذي تريده للجدول؟ أدخل اسماً للجدول.
• يمكنك أن تترك للمعالج مهمة وضع المفتاح الأساسي، كما يمكنك إعداد المفتاح الأساسي بنفسك.
• اضغط على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التالية من المعالج.
• يمكنك هنا تحديد الإجراء التالي بعد إنشاء الجدول.
• اضغط على زر إنهاء لإغلاق معالج الجداول وإنشاء الجدول.
• يتم عرض الجدول باستخدام نمط العرض ورقة البيانات للسماح لك بإدخال البيانات إلي الجدول .
لإنشاء جدول دون استخدام معالج الجداول • في إطار قاعدة البيانات، اضغط على أيقونة جدول.
• اضغط على زر جديد.
• في مربع الحوار جدول جديد، حدِّد طريقة عرض التصميم ثم اضغط على زر موافق.
• يتم عرض الجدول في تنسيق التصميم على النحو الموضَّح أدناه.
لإضافة اسم للحقل • أدخل اسم الحقل المطلوب في الخلية الخالية أسفل رأس اسم الحقل مباشرة.
• يمكنك على سبيل المثال إضافة اسم حقل مثل الاسم الأول. اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
لتحديد نوع البيانات • تعرف الخلية التالية بنوع البيانات. وهي تسمح لك بالتحكم في نوع البيانات التي سيتم إدخالها في الحقل. اضغط على السهم المتجه لأسفل لعرض قائمة بالخيارات المتاحة.
إذا قمت على سبيل المثال بتحديد رقم، فسوف يمكنك إضافة البيانات الرقمية فقط، وإذا حدَّدت نص، فسوف يمكنك إدخال نص فحسب وهكذا.
• اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
إضافة وصف للحقل • هذه الخاصية اختيارية وهي تسمح لك بوصف مهمة الحقل للشخص الذي سوف يستخدم جدول قاعدة البيانات لاحقاً. فعندما يضغط ذلك الشخص داخل الحقل الذي يحتوي على الوصف، يتم عرض الوصف في شريط الحالة.
إضافة حقول جديدة إلى جدول قاعدة البيانات • اضغط على مفتاح Tab وسوف تتمكن من إضافة مجموعة جديدة من أسماء الحقول والخصائص والوصف على النحو المطلوب.
حفظ الجدول الجديد • اضغط على أيقونة الإغلاق في الجانب الأيمن العلوي من إطار تصميم الجدول وعندما ترى مربع الحوار الذي يسألك عن رغبتك في حفظ التعديلات، اضغط على زر نعم.
• إذا قمت بالضغط على زر نعم، فسوف يُطلب منك إدخال اسم الجدول.
• أدخل الاسم المطلوب، ثم اضغط على زر موافق.
• سوف يعرض النظام إضافة مفتاح أساسي.
• اضغط على زر نعم لإنشاء المفتاح الأساسي، فيقوم برنامج أكسيس بإضافة حقل جديد إلى الجدول. ومع أن هذا الأمر قد يكون مفيدًا إلا أنه من الأفضل أن تحدِّد بنفسك الحقل أو مجموعة الحقول التي تجعل السجل فريدًا، كذلك عليك أن تحدِّد بنفسك المفتاح الأساسي قبل حفظ تصميم الجدول.
• بعد حفظ التصميم، يظهر الجدول على شكل عنصر في علامة التبويب جداول لقاعدة البيانات (في المثال الموضَّح أدناه، الاسم الافتراضي للجدول هو جدول1).

[موسي الأسود]

التحرك داخل الجدول لتحرير السجلات سواء كنت تقوم بتحرير السجلات من خلال ورقة البيانات أو نموذج، هناك عدة طرق تمكِّنك من القيام بذلك. بطبيعة الحال، ينبغي عليك اختيار الطرق الأسهل منها قدر الإمكان.
تتطلب الكثير من عمليات التحرير تحديد العنصر أو العناصر.على سبيل المثال، لاستبدال حقل، ينبغي عليك في البداية تحديده ثم كتابة القيمة الجديدة.
يطلق على المنطقة المظللة يسار كل سجل في ورقة البيانات اسم محدِّد السجل، وتوضِّح الرموز حالة السجل:
السجل الحالي
السجل المحدَّد
السجل في إطار التحرير
آخر سجل (خالي)
للانتقال إلى الحقل باستخدام الفأرة • انقل مؤشر الفأرة إلى الحقل المطلوب واضغط عليه، فيتغير شكل مؤشر الفأرة، حسب نوع الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بالضغط في الجانب الأيسر من الحقل، يتم تحديد الحقل بأكمله.
• للانتقال من حقل لآخر ومن سجل لآخر، استخدم أيًا من الطرق التالية: للتحرك داخل الجدول باستخدام لوحة المفاتيح
الوظيفة المفتاح
تنتقل إلى الحقل التالي Tab
تنتقل إلى الحقل السابق Shift+Tab
تنتقل إلى أول حقل في السجل الحالي Home
تنتقل إلى آخر حقل في السجل الحالي End
تنتقل إلى السجل التالي
تنتقل إلى السجل السابق
تنتقل إلى أول حقل في أول سجل Ctrl+Home
تنتقل إلى آخر حقل في آخر سجل Ctrl+End
تنتقل صفحة واحدة لأعلى Page Up
تنتقل صفحة واحدة لأسفل Page Down
• للانتقال من سجل لآخر، استخدم الأزرار : للانتقال من سجل لآخر باستخدام شريط التمرير والفأرة
تنتقل إلى اضغط على
السجل التالي
السجل السابق
آخر سجل
أول سجل
للانتقال إلى سجل محدَّد باستخدام قائمة تحرير • اختر الانتقال إلى من قائمة تحرير وحدِّد أيًا من الأوامر الأول أو الأخير أو التالي أو السابق أو سجل جديد.
للانتقال إلى سجل محدِّد باستخدام لوحة المفاتيح • اضغط في البداية على F5 لتمييز (تظليل) رقم السجل على شريط التمرير.
• اكتب رقم السجل الذي ترغب في الانتقال إليه.
• اضغط على Enter.

[موسي الأسود]

لإضافة سجل إلى الجدول • افتح الجدول الذي ترغب في إضافة السجل إليه.
• تأكد من أنك في نمط العرض ورقة البيانات، من خلال الضغط على قائمة عرض المنسدلة وتحديد عرض ورقة البيانات.
• اضغط على أيقونة سجل جديد على شريط الأدوات.
• فيضع برنامج أكسيس المؤشر في أول حقل في السجل الجديد.
• أدخل البيانات في الخلية، وعند الانتهاء، اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي وابدأ في إدخال البيانات. عندما تنتهي من إدخال البيانات في جميع الحقول، اضغط على مفتاح Tab وسوف يتم إنشاء سجل جديد.
تحديد المفاتيح
إعداد مفتاح أساسي تقوم المفاتيح الأساسية بتحديد كل سجل في الجدول وتقدم المميزات التالية:
• يتم تلقائيا إنشاء فهرس من أجل المفتاح الأساسي. ويؤدي ذلك إلى زيادة سرعة عمليات فرز واسترجاع البيانات.
• يُستخدم المفتاح الأساسي في إنشاء العلاقات.
• يتم عرض السجلات الموجودة في نموذج أو ورقة بيانات حسب ترتيب المفتاح الأساسي.
• لا يسمح بالسجلات المتكررة، لذلك فكل السجلات تكون فريدة.
قد يتكون المفتاح الأساسي من حقل أو أكثر.
لإعداد حقل واحد كمفتاح أساسي • في طريقة عرض تصميم الجدول، حدِّد الحقل الذي ترغب في تعيينه كمفتاح أساسي. ويمكنك القيام بذلك من خلال الضغط في أي مكان في الحقل أو الضغط على محدِّد الحقل في الجانب الأيسر من اسم الحقل.
• اختر مفتاح أساسي من قائمة تحرير.
أو اضغط على أيقونة مفتاح أساسي على شريط الأدوات قياسي.
• يوضِّح الشكل التالي جدول Orders (في طريقة عرض التصميم) مع رمز المفتاح الأساسي بجوار حقل OrderID.
لإعداد أكثر من حقل كمفتاح أساسي • في طريقة عرض تصميم الجدول، اضغط على محدِّد الحقل يسار اسم أول حقل. اضغط على مفتاح Ctrl وأثناء ذلك اضغط على محدِّدات الحقول يسار كل الحقول الأخرى المكوِّنة للمفتاح الأساسي.
• اختر مفتاح أساسي من قائمة تحرير.
أو اضغط على أيقونة مفتاح أساسي على شريط الأدوات قياسي.
ما هو الفهرس؟ يستخدم برنامج أكسيس الفهارس لتسريع عمليات البحث في جدول باستخدام حقل معين. كما يتم استخدام الفهارس لضمان عدم تكرار محتويات الحقل.
لإنشاء فهرس • افتح الجدول الذي يحتوي على حقل ترغب في إنشاء فهرس فيه.
• انتقل إلى طريقة عرض تصميم الجدول من خلال الضغط على قائمة عرض المنسدلة، وتحديد أمر عرض التصميم.
• حدِّد الحقل الذي ترغب في عمل فهرس له، من خلال الضغط على اسم الحقل في عمود اسم الحقل.
• تأكد من تحديد علامة التبويب عام في قسم خصائص الحقل .
• اضغط على مربع النص يسار خاصية حقل مفهرس، فيظهر سهم متجه لأسفل يساره.
• اضغط على السهم لعرض قائمة بخيارات الفهرس.
• حدِّد نعم (تكرار موافق) وسوف يقوم أكسيس بإنشاء فهرس مع السماح بتكرار البيانات. حدِّد نعم (بدون تكرار) وسوف يقوم أكسيس بإنشاء فهرس لكنه لن يسمح بوجود أكثر من سجلين يحتفظان بنفس البيانات في الحقل (لن تتكرر محتويات الحقل).
تعديل سمات تخطيط الجدول : لتحديد عمود باستخدام الفأرة • انقل مؤشر الفأرة إلى محدِّد العمود. وسوف يتغير المؤشر إلى سهم متجه لأسفل.
• اضغط على زر الفأرة.
لتحديد أعمدة متجاورة باستخدام الفأرة • اضغط على محدِّد العمود الأول واسحب مؤشر الفأرة إلى محدِّدات الأعمدة الأخرى.
أو اضغط على محدِّد العمود الأول ثم اضغط على مفتاح SHIFT، وأثناء ذلك اضغط على محدِّد آخر عمود في مجموعة الأعمدة التي ترغب في تحديدها.
لنقل أعمدة • حدِّد الأعمدة التي ترغب في نقلها، أفلت زر الفأرة.
• اضغط على محدِّد أي من الأعمدة المظللة واسحبها إلى مكانها الجديد. أثناء سحب الأعمدة، يظهر شريط متصل بين الأعمدة يشير إلى المكان الحالي الذي تم نقل الأعمدة إليه.
لتغيير عرض عمود • انقل مؤشر الفأرة إلى الحد الأيمن لمحدِّد العمود (الحقل). فيتغير شكل المؤشر إلى شريط رأسي متصل يتوسطه سهم أفقي مزدوج الاتجاه.
• اسحب حد العمود إلى الحجم المطلوب.
لتغيير عرض مجموعة من الأعمدة المتجاورة • حدِّد الأعمدة.
• اسحب الحد الأيمن لمحدِّد العمود ( الحقل) حتى تحصل على الحجم المطلوب.
أو اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن، حدِّد عرض العمود من القائمة المنسدلة وأدخل العرض الجديد للعمود.
لتغيير عرض العمود إلى الاحتواء الأفضل • انقل مؤشر الفأرة إلى يمين محدِّد الحقل.
• قم بالضغط مرتين باستخدام زر الفأرة.
لتغيير عرض مجموعة من الأعمدة المتجاورة إلى الاحتواء الأفضل • حدِّد الأعمدة.
• اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن على أحد الأعمدة المحدَّدة.
• اختر عرض العمود من القائمة المنسدلة.
• اضغط على زر الاحتواء الأفضل.
لتغيير ارتفاع صف • انقل مؤشر الفأرة إلى الخط الذي يفصل بين محدِّدي سجل.
• اسحب الصف إلى الارتفاع الجديد.
أو اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن، ثم حدِّد ارتفاع الصف من القائمة المنسدلة وأدخل الارتفاع الجديد للصف، فتتغير كل الصفوف طبقا للارتفاع الجديد.
لإخفاء عمود يمكن إخفاء الأعمدة، وهو ما يفيد في عرض الأعمدة التي تحتاجها فقط.
• حدِّد العمود الذي ترغب في إخفائه.
• اضغط على قائمة تنسيق المنسدلة، وحدِّد أمر إخفاء الأعمدة. فيختفي العمود من العرض، إلا أن البيانات الموجودة فيه لن تتأثر بذلك.
لإظهار عمود مخفي • اضغط على قائمة تنسيق المنسدلة، ثم حدِّد أمر إظهار أعمدة، فيتم عرض مربع الحوار .
• في المثال السابق، تم إخفاء عمود De******ion. لإظهار العمود، حدِّد مربع اختيار حقل De******ion ثم اضغط على زر إغلاق.
تجميد أعمدة يكون عدد الأعمدة، في المعتاد، أكثر بكثير مما هو معروض على الشاشة. وعند ذلك، لن تتمكن من رؤية الحقول الموجودة في أقصى اليسار كلما انتقلت إلى يمين الجدول. ولكن العمود الذي يتم تجميده، يبقى كما هو على الشاشة عند الانتقال إلى أعمدة أخرى في الجدول.
• حدِّد عمودًا أو عدة أعمدة.
• اختر تجميد أعمدة من قائمة تنسيق.
أو اضغط بزر الفأرة الأيمن على العمود واختر تجميد أعمدة.
لإلغاء تجميد كل الأعمدة • اختر إلغاء تجميد كافة الأعمدة من قائمة تنسيق.
لتطبيق تنسيق تأثير الخلية • من قائمة تنسيق، حدِّد ورقة بيانات، فيؤدي ذلك إلى عرض مربع حوار تنسيق ورقة البيانات.
لعرض أو إخفاء خطوط شبكة الجدول • في جزء خطوط الشبكة المعروضة من مربع الحوار، حدِّد الخيارات المطلوبة.
لتغيير لون خطوط الشبكة • في جزء لون خطوط الشبكة، اضغط على السهم المتجه لأسفل وحدِّد اللون المطلوب.
لاختيار تأثير خلية غير مفصل أو بارز أو غاطس • في جزء تأثير الخلية من مربع الحوار، حدِّد الخيار المطلوب سواء كان غير مفصل أم بارز أم غاطس.
لتغيير لون خلفية الخلايا المحدَّدة • في جزء لون الخلفية من مربع الحوار، اضغط على السهم المتجه لأسفل وحدِّد اللون المطلوب.
لتغيير الخط المستخدم في ورقة البيانات • اختر خط من قائمة تنسيق لعرض مربع حوار.
• حدِّد الخيارات المطلوبة في كل جزء من أجزاء مربع الحوار.
• اضغط على زر موافق.

[موسي الأسود]

تعديل سمات الحقل
الخلفية • يختلف عدد وطبيعة خصائص الحقل تبعًا لنوع البيانات. في بعض الحالات، يؤدي الضغط على مربع خاصية الحقل إلى عرض سهم متجه لأسفل أو زر منشئ التعبير. اضغط على هذا السهم لعرض قائمة تحديد منسدلة.
حجم الحقل يُحدِّد حجم الحقل عدد الخانات المسموحة إذا كان نصياً أو نوع الرقم إذا كان رقميا، علماً أنه يوجد خمسة أنواع للحقل الرقمي يمكن الاختيار من بينها. انظر إلى المعلومات في الجزء الأيسر من قسم خصائص الحقل لمعرفة المزيد عن الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بربط الحقل مع حقل Counter في علاقة جزء بمجموعة أجزاء، ينبغي عليك اختيار عدد صحيح طويل.
تنسيق يستخدم لتنسيق طريقة عرض التواريخ والأرقام. اختر التنسيق المناسب من القائمة المنسدلة.
قناع الإدخال يقدم قناعًا مرئيًا لتوجيه عملية الإدخال. يمكنك أن تستخدم معالج قناع الإدخال لبعض التنسيقات القياسية.
تعليق يظهر بدلاً من اسم الحقل في رأس العمود وفي العناوين وفي النماذج والتقارير وما شابه ذلك.
القيمة الافتراضية يتم إدخال القيمة الافتراضية تلقائيًا في الحقل عند إنشاء السجل. ويستطيع المستخدم تغييرها عند الحاجة.
قاعدة التحقق من الصحة هو تعبير يستخدم للتحقق من صحة البيانات المدخلة.
نص التحقق من الصحة هو النص الذي يتم عرضه عند حدوث تعارض مع قاعدة التحقق من الصحة.
مطلوب يجب إدخال بيانات فيه (لا يسمح بتركه خالياً).
السماح بطول صفري يطبق على حقول النص والمذكرة. حيث يسمح بوضع قيمة للفراغ. ويختلف ذلك عن القيمة الخالية، التي تكون للحقل عندما لا يتم إدخال أي شيء فيه .
مفهرس يزيد ذلك من سرعة البحث. وإذا كنت بصدد القيام بعمليات بحث متكررة على الحقل، فينبغي أن تقوم بفهرسته. والخيارات هي: لا (القيمة الافتراضية) ونعم (تكرار موافق) ونعم (بدون تكرار). ويتم تلقائيًا تعيين حقول المفتاح الأساسي على نعم (بدون تكرار).
ضغط Unicode يتاح هذا الخيار مع أنواع البيانات نص ومذكرة وارتباط تشعبي. عندما يتم تمكينه، تقِّل مساحة التخزين المطلوبة لهذه الأنواع من البيانات. في أغلب الأحوال، يجب أن يتم تمكين هذا الخيار.
لتعديل محتويات حقل • اضغط داخل الحقل الذي ترغب في تحريره. فيتم عرض نقطة الإدراج داخل مربع الحقل.
• اكتب البيانات الجديدة في مربع الحقل.
• اضغط على مفتاح Enter. لحذف سجل
• حدِّد السجل.
• اضغط على مفتاح Delete.
• اضغط على زر لا للتراجع عن الأمر، أو اضغط على نعم لتنفيذه.
تحذير: لا يتاح أمر التراجع بعد حذف السجل.
لحذف محتويات حقل • حدِّد الحقل واضغط على مفتاح Delete.
لاستبدال محتويات الحقل بالكامل • حدِّد الحقل واكتب القيمة الجديدة.
لإضافة سجلات إلى جدول ورقة البيانات • ضع نقطة الإدراج في أول حقل في السجل الخالي.
• اكتب قيمة في كل حقل من حقول السجل (اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي).
• عندما تصل إلى آخر حقل، يؤدي الضغط على Tab إلى وضع نقطة الإدراج في أول حقل من السجل الجديد التالي. ويقوم أكسيس بحفظ السجل بالكامل بمجرد أن تنتقل إلى السجل التالي.
لحذف سجلات • حدِّد السجلات المطلوب حذفها.
• اضغط على مفتاح Delete.
• اضغط على لا للتراجع عن الأمر، أو اضغط على نعم لتنفيذ الأمر.
تحذير: لا يتاح أمر التراجع بعد حذف السجل.

[موسي الأسود]

لإنشاء نموذج باستخدام معالج نموذج تلقائي • في إطار قاعدة
البيانات، اضغط على أيقونة جداول أو استعلامات.
• اضغط على أحد الجداول أو الاستعلامات لتحديده.
• اضغط على زر نموذج تلقائي على شريط الأدوات قياسي.
• يمكنك الآن استخدام هذا النموذج في إدخال المعلومات إلى الجدول أو الاستعلام.
إنشاء نموذج باستخدام معالج النماذج من المستحسن استخدم معالج النماذج في إنشاء النماذج لسهولة استخدامه وفعاليته، ويمكنك بعد ذلك تعديل التصميم حسب ما تريد.
لإنشاء نموذج باستخدام معالج النماذج • في إطار قاعدة البيانات، اضغط على أيقونة نماذج.
• اختر زر جديد الذي يعرض مربع حوار نموذج جديد.
• حدِّد معالج النماذج.
• اختر الجدول أو الاستعلام الذي توجد فيه البيانات.
• اضغط على زر موافق لعرض الصفحة التالية من معالج النماذج.
• اضغط على الحقل الذي ترغب في إضافته إلى النموذج، ثم اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى جزء الحقول المحددة في مربع الحوار.
• كرِّر الإجراء السابق حتى يتم إضافة كل الحقول المطلوبة.
تذكر أنه يمكنك استخدام السهم المتجه لأسفل في جزء جداول/استعلامات في مربع الحوار لتحديد مصدر مختلف للبيانات يحتوي على حقول أخرى.
• بعد إضافة الحقول المطلوبة، اضغط على زر التالي.
• تسمح لك الصفحة التالية بتحديد تخطيط النموذج.
• حدِّد الخيار المطلوب، ثم اضغط على زر التالي.
• تسمح لك الصفحة التالية من معالج النماذج باختيار نمط سبق تحديده.
• حدِّد الخيار المطلوب، ثم اضغط على زر التالي للاستمرار.
• تسمح لك الصفحة التالية من معالج النماذج بتسمية النموذج وضبط الخيارات النهائية تمهيدًا لاستخدامه.
• اضغط على زر إنهاء لإنشاء النموذج.
• إذا اخترت فتح النموذج لعرض المعلومات أو إدخالها، يتم عرض النموذج على النحو الموضح أدناه.
لإدخال البيانات إلى النموذج • افتح النموذج الذي ترغب في استخدامه من خلال الضغط على علامة التبويب (أيقونة) نماذج في إطار قاعدة البيانات. ثم قم بالضغط مرتين على اسم النموذج، فيتم عرض إطار النموذج.
• يشبه إدخال البيانات في النموذج إلى حد بعيد إدخال البيانات في جدول من خلال ورقة البيانات. اكتب البيانات المطلوبة في الحقل الأول من النموذج وبمجرد أن تنتهي، اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي.
يؤدي الضغط على مفتاح Tab في آخر حقل إلى انتقالك إلى السجل التالي.
• لإنشاء سجل جديد، اضغط على أيقونة سجل جديد أسفل إطار النموذج.
طريقة عرض التصميم • لرؤية النموذج في طريقة عرض التصميم، اضغط على أيقونة عرض في شريط الأدوات، ثم حدِّد عرض التصميم.
طريقة عرض النموذج • لرؤية النموذج في طريقة عرض النموذج، اضغط على أيقونة عرض في
شريط الأدوات، ثم حدِّد طريقة عرض النموذج.
معالجة تصميم النموذج بعد أن تنتهي من إنشاء النموذج باستخدام معالج النموذج، قد ترغب في
نقل أو إضافة أو حتى حذف بعض الحقول. وللقيام بذلك، يمكنك تطبيق نفس القواعد الأساسية لتقنية التحديد ثم المعالجة المستخدمة في كل تطبيقات مايكروسوفت.
يُطلق على عناصر التحكم التي يضيفها أكسيس إلى النماذج المنشأة باستخدام معالج النموذج اسم عناصر التحكم المنضمة (المرتبطة) ويعني ذلك أنها مرتبطة بالحقول في الجدول أو الاستعلام المستخدم.
تتكون عناصر التحكم المنضمة من عنوان ومربع نص حيث يحتوي العنوان على اسم الحقل أو عنوانه ويحتوي مربع النص على بيانات الجدول.
لتحديد عنصر تحكم باستخدام الفأرة اضغط في أي جزء على عنصر التحكم. إذا قمت بالضغط على العنوان مربع النص، ستلاحظ ظهور ثمانية مقابض حول مربع العنوان مربع النص. سترى كذلك مقبضًا في الجانب الأيسر العلوي من المربع، حيث يسمح لك هذا المقبض بنقل مربعات العناوين والنصوص بشكل منفصل أو مع بعضها البعض.
كما يمكنك الانتقال من عنصر تحكم إلى عنصر تحكم آخر باستخدام مفتاح
Tab، لكن ينبغي عليك أولاً الضغط على أحد عناصر التحكم.
لتحديد عناصر تحكم متجاورة • اضغط على نقطة خارج المجموعة واسحب المؤشر عبر عناصر التحكم. فيقوم المؤشر برسم مستطيل حول المجموعة المحدَّدة.
لتحديد عناصر تحكم غير متجاورة • اضغط على مفتاح Shift وأثناء ذلك اضغط على العناصر التي تريد تحديدها.
لحفظ نموذج • اختر حفظ من قائمة ملف.
• اكتب اسمًا للنموذج.
• اضغط على Enter أو اضغط على زر موافق.
لتغيير حجم جزء بعد إضافة ونقل عناصر التحكم، قد ترغب في تغيير حجم أحد الأجزاء.
• قف بمؤشر الفأرة أسفل الجزء، فيتغير شكل المؤشر إلى سهم رأسي مزدوج الرأس وفي وسطه شريط أفقي متصل.
• اسحب حد الجزء حتى تصل إلى الحجم المطلوب.
لتغيير عرض النموذج • انقل مؤشر الفأرة إلى الجانب الأيمن من أي جزء على النموذج، فيتغير شكله إلى سهم أفقي مزدوج الرأس وفي وسطه شريط رأسي متصل.
• اسحب حد الجزء حتى تصل إلي الحجم المطلوب.
لتغيير عرض النموذج وحجم الجزء في وقت واحد • انقل المؤشر إلى الركن الأيمن السفلي من الجزء، فيتغير شكل المؤشر إلى سهمين متقاطعين مزدوجي الرأس.
• اسحب جانب الجزء والنموذج حتى تصل إلى الحجم المطلوب.

[موسي الأسود]

لتنسيق نص في عنصر تحكم • حدِّد عنصر التحكم الذي ترغب في تنسيقه.
• حدِّد نوع الخط من قائمة الخط المنسدلة على شريط الأدوات تنسيق.
• اضبط حجم الخط باستخدام قائمة حجم الخط المنسدلة على
شريط الأدوات تنسيق.
• استخدم أيقونات أسود عريض ومائل وتسطير إذا أردت.
• استخدم أيقونات محاذاة إلى اليمين وتوسيط ومحاذاة إلى اليسار في ضبط مكان النص داخل عنصر التحكم.
• لضبط لون النص، اضغط على السهم المتجه لأسفل على يمين أيقونة لون الخط/المقدمة وحدِّد اللون من لوحة الألوان.
لضبط لون خلفية عنصر تحكم • حدِّد عنصر التحكم الذي ترغب في تعديله.
• اضغط على السهم المتجه لأسفل على يمين أيقونة لون التعبئة/الخلفية الموجودة في شريط الأدوات تنسيق.
• فيتم عرض لوحة الألوان. اضغط على اللون الذي ترغب في استخدامه
من أجل الخلفية.
لإدراج صورة في النموذج • اضغط على قائمة إدراج المنسدلة وحدِّد أمر صورة.
• يتم عرض مربع الحوار إدراج رسم.
• حدِّد الصورة المطلوبة واضغط على زر موافق لإغلاق مربع الحوار إدراج رسم. قم بإدراج الصورة.
لنقل عناصر التحكم أو العناوين • انقل مؤشر الفأرة إلى أحد حدود عنصر التحكم إلى أن يصبح على شكل يد مفتوحة.
• اضغط على زر الفأرة واسحب العنصر إلى مكانه الجديد، ثم أفلت زر الفأرة.
لنقل مربع نص أو عنوان بشكل منفصل • انقل مؤشر الفأرة إلى المقبض بالجانب الأيسر العلوي من العنوان أو مربع النص إلى أن يتغير شكل المؤشر إلى يد مغلقة.
• اضغط على زر الفأرة واسحب مربع النص أو العنوان إلى مكانه الجديد.
لتغيير حجم عنصر التحكم • انقل مؤشر الفأرة إلى أحد مقابض الحجم، فيتغير شكل المؤشر إلى سهم مزدوج الرأس يشير إلى الاتجاهات حيث يمكنك سحب المقبض.
• اضغط على زر الفأرة الأيسر، واسحب مقبض الحجم لزيادة أو تقليل الحجم.
لمحاذاة عناصر التحكم
• حدِّد عناصر التحكم التي ترغب في إجراء محاذاة لها.
• اختر محاذاة من قائمة تنسيق، ثم حدِّد الخيار المطلوب من القائمة الفرعية.
لتغيير المسافة بين عناصر التحكم • حدِّد عناصر التحكم التي ترغب في ضبط المسافة بينها.
• اختر تباعد أفقي أو تباعد عمودي من قائمة تنسيق.
• اختر مساواة أو زيادة أو إنقاص من القائمة الفرعية.
إحياء الشبكة • حدِّد تنسيق من شريط القائمة.
• حدِّد خيار إحياء الشبكة فيتم وضع علامة (√) بجانبه وهذا يعني تنشيطه، لإلغاء التنشيط، اضغط ثانية على الخيار إحياء الشبكة فتختفي العلامة.
لحذف عنصر تحكم • اضغط في أي مكان داخل عنصر التحكم.
• اضغط على مفتاح Delete.
ملحوظة: إذا قمت بتحديد عنوان وضغطت على Delete، يتم حذف العنوان. مع ذلك، إذا حدَّدت مربع نص وقمت بالضغط على Delete، يتم حذف كل من مربع النص والعنوان المرتبط به.
لتكرار عنصر تحكم والعنوان المرتبط به • حدِّد عنصر التحكم.
• اختر تكرار من قائمة تحرير. تظهر نسخة من عنصر التحكم أسفل عنصر التحكم الأصلي.
ملحوظة: إذا قمت بتحديد عنصر التحكم المكرر، ثم اختيار تكرار مرة أخرى، سيقوم أكسيس بإنشاء عنصر تحكم ثالث ويضعه أسفل عنصر التحكم المكرر.
لنقل أو نسخ عنصر تحكم باستخدام قائمة تحرير
• حدِّد عنصر التحكم.
• اختر قص أو نسخ من قائمة تحرير لوضع عنصر التحكم في الحافظة.
• اختر لصق من قائمة تحرير، فيضع أكسيس عنصر التحكم في الجانب الأيسر العلوي من جزء التفاصيل.
ملحوظة: إذا كان أحد العناصر محدداً عند اختيار أمر لصق سيضع أكسيس عنصر التحكم المكرر و/أو المنقول أسفل العنصر المحدَّد.
• انقل عنصر التحكم إلى مكانه الجديد.
ملحوظة: إذا احتجت نقل عنصر التحكم الذي قمت بلصقه،
يفضل أن تستخدم الفأرة للقيام بذلك.

نستكمل لاحقا

[موسي الأسود]

لفتح قاعدة بيانات عند تشغيل برنامج أكسيس • في مربع الحوار المفتوح، حدِّد خيار فتح ملف موجود، ثم اضغط على زر موافق.
لفتح قاعدة بيانات بعد تشغيل برنامج أكسيس • من قائمة ملف، اختر فتح.
ملحوظة: توضع قواعد البيانات التي استخدمت في الفترة الأخيرة في الجزء السفلي من قائمة ملف. فإذا كانت قاعدة البيانات المطلوبة معروضة، اضغط عليها.
أو اضغط على أيقونة فتح على شريط الأدوات قياسي.
• حدِّد اسم الملف (قد تحتاج إلى تغيير المجلدات لكي تبحث عن قاعدة البيانات المطلوبة).
• اضغط على فتح لاستكمال العملية.
لبداية البحث • اضغط داخل الحقل الذي ترغب في البحث فيه.
• اختر بحث من قائمة تحرير.
أو اضغط على أيقونة بحث على شريط الأدوات قياسي.
أو اضغط على Ctrl+F.
يؤدي ذلك إلى عرض مربع حوار بحث واستبدال.
• أدخل القيمة التي ترغب في البحث عنها في مربع البحث عن:؛ حدِّد الخيارات المناسبة على النحو التالي:
خيار البحث الوظيفة
البحث في يسمح لك بتحديد إما الجدول بالكامل أو حقل فردي تبحث خلاله.
مطابقة الإعداد الافتراضي هو الحقل بالكامل. الخيارات الأخرى هي أي جزء من الحقل وبداية الحقل.
بحث عن يمكِّنك من تحديد اتجاه البحث من خلال اختيار إلى الأعلى أو إلى الأسفل أو الكل. الإعداد الافتراضي هو الكل.
مطابقة حالة الأحرف إذا تم تحديد هذا المربع، يقوم أكسيس بالبحث عن نسخ القيمة المطابقة لحالة الأحرف.
البحث عن حقول حسب تنسيقها يمكنك تحديد هذا الخيار إذا أردت البحث عن البيانات من خلال تنسيقها بدلاً من كيفية تخزينها في الجدول.
للبحث باستخدام الأحرف البديلة
إذا لم تكن متأكدًا من الأحرف في سلسلة أحرف البحث (القيمة التي تدخلها في مربع البحث عن:)، يمكنك استخدام الأحرف البديلة. وفيما يلي قائمة بهذه الأحرف:
حرف البدل الاستخدام
علامة استفهام ? يحل مكان أي حرف في نفس مكان علامة الاستفهام.
مثال:- استخدام J?ne للبحث عن June وJane.
علامة نجمية * يحل مكان أي مجموعة من الأحرف في نفس مكان العلامة النجمية.
مثال:- استخدام B*ge للبحث عن Baggage وBarge وBrokerage وما إلى ذلك.
علامة الرقم # يُستخدم كرقم فردي في نفس مكان الرقم.
مثال:- استخدام # 199 للبحث عن جميع السنوات بين 1990 و1999.
أقواس مستطيلة [ ] ويُستخدم حول حرفين أو أكثر عندما ترغب في البحث عن حقل يحتوي على أيٍ من هذه الأحرف.
مثال:- استخدام Jo[ha]n للبحث عن John وJoan.
استخدم علامة التعجب ! بعد أول قوس مستطيل لاستثناء الحرف الذي يليها من معيار البحث.
مثال:- استخدام Min[!t] للبحث عن Mine وMind وبحيث يستثنى البحث عن Mint.
للبحث عن قيمة محدَّدة • اكتب القيمة التي ترغب في البحث عنها في مربع البحث عن:.
ملحوظة: عندما تضيف سجلاً إلى جدول وتترك أحد الحقول فارغاً (دون إدخال أي شيء فيه)، يقوم برنامج أكسيس بتخزين قيمة خالية في الحقل. أما إذا قمت بوضع مسافة أو كتابة '' ''، فيعتبر أكسيس هذه القيمة سلسلة أحرف صفرية. لذلك إذا أردت البحث عن سلسلة أحرف صفرية، اكتب '' ''.
• اضغط على زر بحث عن التالي أو اضغط على Enter.
ينقلك أكسيس إلى أول سجل حيث توجد القيمة ويتم تمييز الحقل.
• اضغط على زر بحث عن التالي للبحث عن التكرار التالي للقيمة.
أو اضغط على زر الإغلاق لإنهاء العملية.
للبحث عن تكرار آخر لنفس القيمة بعد إغلاق مربع الحوار • اضغط على Shift+F4.
أو اضغط على أيقونة بحث عن التالي (إذا كانت متاحة) على شريط الأدوات قياسي.
ما هي الاستعلامات؟ يُستخدم نظام إدارة قواعد البيانات لتخزين واسترجاع المعلومات. ولضمان فاعلية العمل وكفاءته ولتجنب تكرار البيانات، لا يتم تخزين البيانات في جدول واحد ضخم ولكن في جداول صغيرة بسيطة يمكن ربطها مع بعضها. ونحتاج عادة إلى استرجاع المعلومات على شكل مجموعة فرعية من جدول أو أكثر وليس في جدول واحد لجميع السجلات.
افترض أنك ترغب في تقييم أداء موظفي قسم المبيعات في فترة معينة. وفي هذه الحالة ستحتاج إلى استخلاص المعلومات من ثلاثة جداول، هي: Employees وOrders وOrder Details. جدول Employees لمعرفة أسماء مندوبي المبيعات وجدول Order لتواريخ طلبات الشراء وجدول Order Details للكميات المباعة. حيث يتم ربط سجلي Employees وOrders من خلال رقم طلب الشراء. كذلك، قد ترغب في اختصار النتائج على سجلات Orders وOrder Details في فترة زمنية محدَّدة. كما أنك قد تهتم فقط بالأشخاص الذين سبق لهم العمل في هذه الفترة كمندوبي مبيعات.
وبطبيعة الحال، سترغب في عرض هذه المعلومات في تقرير، لكنك قد ترغب في البداية بعرضها من خلال استعلام.
لإنشاء استعلام باستخدام معالج الاستعلامات
لتحديد الحقول التي سيتم إضافتها إلى الاستعلام البسيط • في إطار قاعدة البيانات، اضغط على علامة التبويب (أيقونة) استعلامات.
• اضغط على زر جديد لعرض مربع حوار استعلام جديد.
• حدِّد خيار معالج الاستعلامات البسيطة، ثم اضغط على زر موافق للانتقال إلى الصفحة التالية من المعالج.
• تكون الصفحة التالية من معالج الاستعلامات بصورة مربع حوار .
• اضغط على السهم المتجه لأسفل في مربع النص جداول/استعلامات لاستعراض الاستعلامات والجداول المتاحة والتي يمكنك من خلالها تحديد الحقول المطلوبة. في المثال الموضَّح أدناه، قمنا بتحديد جدول Products في قاعدة بيانات Northwind.
• لإضافة حقل، حدِّد الحقل واضغط على السهم المتجه لليسار.
• في المثال الموضَّح أدناه، قمنا بإضافة الحقول ProductID وProductName وUnitsInStock.
• عندما تنتهي من إضافة الحقول، اضغط على زر التالي
• اضغط على زر التالي للاستمرار في العمل.
• اكتب اسمًا للاستعلام باستخدام مربع الحوار .
• اضغط على زر إنهاء لاستكمال إنشاء الاستعلام.
ملحوظة: في المثال الموضَّح أعلاه، تم تحديد الحقول من جدول واحد فقط. تذكَّر أنه يمكنك تحديد حقول إضافية من استعلامات وجداول أخرى لا من جدول واحد فحسب.

[موسي الأسود]

إنشاء استعلام دون استخدام المعالج يقدم برنامج أكسيس عددًا من المعالجات لمساعدتك على إنشاء الاستعلامات الخاصة بك. إلا أن هناك بعض الحالات، قد لا يفيد فيها استخدام المعالج، وعند ذلك تحتاج إلى إنشاء الاستعلام بنفسك من خلال طريقة عرض التصميم. حيث تسمح لك طريقة العرض هذه، بتحديد الحقول التي ترغب في رؤيتها وكذلك المعايير التي سيتم استخدامها في الاستعلام.
• حدِّد طريقة عرض التصميم من مربع حوار استعلام جديد. فيقوم برنامج أكسيس بفتح مربع حوار إظهار جدول والذي يسمح لك بتحديد الجدول (أو الجداول) التي ترغب في استخدامها.
استخدام شبكة الاستعلام تجدر الإشارة هنا إلى أنه يمكن استخدام جدول أو أكثر في الاستعلام الجديد الذي تقوم بإنشائه. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام استعلامات أخرى أو مجموعة من الجداول والاستعلامات. كما يمكن تحديد الحقول المطلوبة من خلال سحبها الى الشبكة، أو الضغط مرتين عليها أو تحديدها في صف الحقل. تذكَّر أن تحديد معيار أو عمليات تصفية لحقول محدَّدة سوف يؤثر على مخرجات الاستعلام.
كذلك يمكن أن يتم فرز الاستعلامات بواسطة حقل أو أكثر باستخدام صف فرز. وللقيام بذلك، اضغط على صف فرز، في المربع الخاص بالحقل الذي تريد فرزه، ثم اضغط على السهم المجاور وحدد خيار تصاعدي أو تنازلي. إذا كان لديك أكثر من حقل محدِّد للفرز، يتم الفرز حسب ترتيب الحقول من اليسار إلى اليمين. إذا أردت إلغاء الفرز من حقل، فحدِّد خيار غير مفروزة.
قد ترغب في ضم بعض الحقول في الاستعلام ولكن ليس في النتائج المعروضة. ويكون ذلك مفيدًا عند الحاجة لاستخدام حقل لتحديد معيار أو أمر فرز، دون الحاجة إلى رؤية البيانات المعروضة فيه. عندما تقوم بإضافة حقل إلى شبكة الاستعلام فسوف يتم، افتراضيًا، تحديد المربع في صف إظهار، ولكي تمنع عرضه في نتيجة الإستعلام، ألغِ تحديد الحقل من خلال الضغط على المربع الخاص به في صف إظهار.
تشغيل الاستعلام
بعد أن تنتهي من إنشاء كل عناصر الاستعلام، يمكنك أن تقوم بتشغيله من خلال الضغط على أداة تشغيل.
المعاملات المنطقية في المعيار يسمح لك استخدام المعاملات المنطقية بتحديد معيار مركب للبحث في الجداول. ويذكر أن هذه المعاملات تتميز بالمباشرة وسهولة إدراكها واستخدامها في أكسيس.
البحث باستخدام الأحرف البديلة إذا لم تكن متأكدًا من صحة الأحرف الموجودة في سلسلة أحرف البحث (مثل القيمة التي أدخلتها في مربع البحث عن:)، يمكنك استخدام الأحرف البديلة وفيما يلي قائمة بهذه الأحرف:
حرف البدل الاستخدام
علامة استفهام ? حرف واحد فقط في نفس مكان علامة الاستفهام.
مثال:- استخدام J?ne للبحث عن June وJane.
علامة نجمية * أي مجموعة من الأحرف في نفس مكان العلامة النجمية.
مثال:- استخدام B*ge للبحث عن Baggage وBarge وBrokerage وما إلى ذلك.
علامة الرقم # تستخدم كرقم فردي في نفس مكان الرقم.
مثال:- استخدام #199 للبحث عن الأعوام بين1990 و1999.
أقواس مستطيلة [ ] تستخدم حول حرفين أو أكثر عندما ترغب في البحث عن حقل يحتوي على أي من هذه الأحرف.
مثال:- استخدام Jo[ha]n للبحث عن John وjoan.
يمكن ضم علامة التعجب ! بعد أول قوس مستطيل لاستثناء الحرف الذي يليها من معيار البحث.
مثال:- استخدام Min[!t] للبحث عن Mine وMind ولكن يستثنى البحث عن Mint.
تحديد معيار مركب تسمح لك شبكة الاستعلام بتحديد معيار بحث.
قد تقوم بإدخال معيار على حقل أو أكثر: مثلاً قد ترغب، كما هو موضَّح في الشكل أدناه، في وضع قائمة بكل المنتجات التي تبدأ أسماؤها بحرف C وقيمتها في سوق الأسهم أكبر من 20. وعليه يمكن عمل معيار بحث عبارة عن مزيج بين هذين المعيارين. يمكنك إدخال معيار في أي عدد من الأعمدة (الحقول) دون تحديد.
علاوة على ذلك، قد ترغب في تحديد معيارين أو أكثر كمعايير بديلة. لمزيد من التوضيح، قد ترغب في رؤية كل المنتجات التي تبدأ
بحرف B أو حرف C. يمكنك تحديد العديد من المعايير البديلة إذا أردت.
تجميع المعايير يمكنك عمل مجموعة من المعايير والمعايير البديلة. لمزيد من التوضيح، قد ترغب، كما يوضِّح المثال التالي، في رؤية كل المنتجات التي تبدأ أسماؤها بحرف C وقيمتها في سوق الأسهم أكبر من 20 أو تبدأ بحرف B بغض النظر عن قيمتها في سوق الأسهم. لاحظ أن صف (أو) يطبق على الاستعلام بالكامل وليس فقط على عمود واحد. على سبيل المثال، إذا أردت رؤية كل المنتجات التي تبدأ أسماؤها بحرف C وكانت قيمتها في سوق الأسهم أكبر من 20 أو التي تبدأ أسماؤها بحرف B وكذلك قيمتها في سوق الأسهم أكبر من 20 (لاحظ الاختلاف البسيط عن المثال السابق)، فإنك ستحتاج في هذه الحالة إلى تكرار معيار 20< تحت UnitsInStock في صف (أو).
لحفظ استعلام • اضغط على قائمة ملف المنسدلة وحدِّد أمر حفظ.
أو اضغط على أيقونة حفظ على شريط الأدوات.

[موسي الأسود]

ما هو عامل التصفية؟ تعتبر التصفية بمثابة استعلامات بسيطة إلا أنها تطبق فقط على الجداول أو النماذج المفتوحة، وتستخدم لتغيير كيفية عرض البيانات.
فيما يلي بعض الاستخدامات المفيدة للتصفية:
• تصفية السجلات التي لا تريدها
• التركيز على جزء معين في العرض (مثلاً سنة محدَّدة)
• عرض السجلات التي تحقق معياراً مركباً
• فرز السجلات تبعًا لمحتويات عدد من الحقول
• فرز الحقول في عدة اتجاهات مختلفة (تصاعدي وتنازلي)
لتصفية السجلات في ورقة بيانات الجدول حسب التحديد • اعرض جدول قاعدة البيانات.
• اضغط على الخلية التي تحتوي على العنصر الذي ترغب في عمل تصفية له.
في المثال الموضَّح في الشكل المقابل، تم الضغط على الخلية التي تحتوي على كلمة "car".
• اضغط على أيقونة تصفية حسب التحديد في شريط الأدوات، فيتم عرض السجلات التي تحتوي على الكلمة أو الكلمات المحدَّدة في الحقل. في هذا المثال، تم عرض السجلات التي تحتوي على كلمة car في حقل 1
لتصفية سجلات في ورقة بيانات الجدول حسب النموذج • افتح جدول قاعدة البيانات. في المثال المقابل، يحتوي حقل 1 على العناصر Car وVan وTruck.
• اضغط على أيقونة تصفية حسب النموذج وسوف يتغير شكل الجدول
• لاحظ السهم المنسدل في حقل1.
• اضغط على السهم المنسدل، فيمكنك أن تقوم بتحديد أحد العناصر المعروضة لتصفية هذا الحقل.
• في المثال الموضَّح جانبا
• قمنا باختيار Van.
لتطبيق عامل التصفية • اضغط على أيقونة تطبيق عامل التصفية، فيتم فقط عرض الخلايا، داخل حقل1، التي تحتوي على عنصر Van.
لإنهاء التصفية• اضغط على أيقونة إزالة عامل التصفية.
لفتح استعلام في طريقة عرض التصميم • افتح قاعدة البيانات.
• اضغط على أيقونة استعلامات.
• اضغط بالزر الأيمن للفأرة على الاستعلام الذي ترغب في تحريره وحدِّد الأمر عرض التصميم من القائمة المنسدلة.
لإضافة حقل إلى الاستعلام • اضغط داخل مربع نص حقل غير مستخدم. فيظهر سهم متجه لأسفل في مربع النص.
• اضغط على السهم لعرض قائمة بالحقول، ثم حدِّد الحقل المطلوب من القائمة.
لحذف حقل من الاستعلام • اعرض الاستعلام في طريقة عرض التصميم.
• قم بالضغط مرتين على مربع نص حقل الذي يحتوي على اسم
الحقل الذي ترغب في حذفه، فيتم تحديد اسم الحقل.
• اضغط على مفتاح Delete.
• اضغط على مفتاح Enter.
فرز السجلات إذا أردت عرض السجلات التي تعمل عليها في ترتيب آخر مختلف، يمكنك أن تستخدم فرز سريع. فقد تكون على سبيل المثال محتفظًا بسجلات الموظفين مرتبة حسب رقم الموظف، لكنك تريد عرض السجلات في ترتيب أبجدي حسب الاسم.
في ورقة بيانات الجدول، يمكنك أن تستخدم أكثر من حقل فرز متجاور. ولكن يمكنك استخدام حقل فرز واحد فقط في النموذج. إذا قمت بتحديد أكثر من حقل فرز في ورقة البيانات، يكون الحقل في أقصى اليسار هو الحقل الأساسي للفرز. لذلك، قد ترغب في إعادة ترتيب الأعمدة قبل الفرز.
لفرز سجلات في ورقة بيانات جدول • حدِّد الأعمدة التي ترغب في فرز السجلات تبعاً لها.
• اختر فرز من قائمة سجلات وحدِّد فرز تصاعدي أو فرز تنازلي من القائمة الفرعية.
أو اضغط على فرز تصاعدي أو فرز تنازلي على شريط الأدوات قياسي.
ملحوظة: يقوم الفرز التصاعدي بترتيب القيم في ورقة البيانات بداية من أقل قيمة وحتى القيمة الأكبر (مثلاً، من 0 إلى 9 ومن أ إلى ي). يقوم الفرز التنازلي بعكس هذه العملية.
لفرز سجلات في النموذج • حدِّد الحقول التي تريد فرزها.
•اضغط على أيقونة فرز تصاعدي أو فرز تنازلي على شريط الأدوات قياسي.
لتصفية سجلات باستخدام أمر التصفية المتقدم • اعرض جدول في قاعدة البيانات.
• اضغط على قائمة سجلات المنسدلة، ثم حدِّد أمر تصفية، فيتم عرض قائمة فرعية.
• حدِّد عامل تصفية/فرز متقدم من القائمة الفرعية.
• يتم عرض إطار التصفية.
• اضغط داخل مربع نص الحقل الأول، فيظهر سهم متجه لأسفل في الجانب الأيمن من المربع.
• اضغط على السهم المتجه لأسفل لعرض قائمة منسدلة، ثم حدِّد الحقل الذي ترغب في تطبيق التصفية عليه.
• اضغط داخل مربع معايير وأدخل معيار البحث.
• إذا أردت فرز السجلات الموجودة داخل الحقل، اضغط داخل مربع نص فرز، فيظهر سهم داخل المربع. اضغط على السهم المتجه لأسفل
لعرض قائمة منسدلة، ثم حدِّد إما فرز تصاعدي أو فرز تنازلي.
• كرِّر هذه العملية على أي من الحقول الأخرى.
• لتطبيق عامل التصفية، اضغط على أيقونة تطبيق عامل التصفية على شريط الأدوات.
المعاملات المنطقية وتحديد المعيار يسمح لك استخدام المعاملات المنطقية بتحديد معيار مركب من أجل البحث في الجداول. على ذلك، ينبغي أن تكون هذه المعاملات مباشرة وواضحة حتى يسهل استخدامها في أكسيس.

[موسي الأسود]

إنشاء تقارير

مقدمة كما أوضحنا سابقا، فإن أول خطوة في سبيل إنشاء قاعدة بيانات
تكمن في تحديد الهدف من إنشاءها والمخرجات المطلوبة منها. وتُعرَّف المخرجات بأنها المعلومات المعروضة على الشاشة أو تلك التي يتم طباعتها. وتكون الشاشة المعروضة في المعتاد ورقة بيانات أو نموذج، ناتج عن استعلام أو أمر. كما يمكن طباعة النماذج، إلا أن التقارير المطبوعة تعتبر الطريقة الفضلى لتقديم نسخة مطبوعة من المخرجات. ويفيد التقرير كثيرًا عند الحاجة إلى معلومات تتعلق بمجموعة سجلات خاصة وكذلك عند الحاجة إلى ملخص للمعلومات.
يمكنك أيضًا استخدام التقارير في عدد كبير من الأغراض، مثل: عمل تقرير عن ملخص لعمليات البيع في فترة معينة أو لأسعار الأسهم أو لقوائم المراسلات أو للفواتير.
تتمثل الطريقة الأسهل لإنشاء التقارير في استخدام معالجات مايكروسوفت أكسيس، حيث يمكن اختيار التقرير المناسب من بين مجموعة كبيرة من التقارير. أما أسهل طريقة، فتتمثل في إنشاء تقرير باستخدام معالج التقارير التلقائي الذي ينشئ التقرير بالكامل وفقًا لتعليماتك.
تسمح لك عملية التجميع بتحديد وتنظيم البيانات في مجموعات منطقية لحساب المجاميع الإجمالية، حيث يُسمح لك بإنشاء 10 مجموعات. يمكنك كذلك ضم تقرير فرعي لتقريرك.
قبل أن تحاول تصميم أي تقرير، يُفضَّل أن تتعرف على بعض أنواع التقارير الموجودة في قاعدة بيانات Northwind المقدمة مع مايكروسوفت أكسيس. يمكنك أيضًا مشاهدة التقارير في طريقة عرض معاينة قبل الطباعة وفي وضع التصميم للتعرف على الشكل العام للتقرير.
لإنشاء تقرير عمودي باستخدام معالج التقارير التلقائي • افتح قاعدة البيانات، واضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على زر جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات. في المثال الموضَّح أعلاه، قمنا بتحديد جدول Customers من قاعدة بيانات Northwind.
• حدِّد خيار تقرير تلقائي: عمودي.
• اضغط على زر موافق، فيتم إنشاء التقرير المنسق
لإنشاء تقرير جدولي باستخدام معالج التقارير التلقائي• افتح قاعدة بيانات واضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على زر جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات. في المثال الموضَّح أعلاه، تم تحديد جدول Customers من قاعدة بيانات Northwind.
• حدِّد خيار تقرير تلقائي: جدولي.
• اضغط على زر موافق، فيتم عرض التقرير بتنسيق جدول على الشاشة.
لإنشاء تقرير باستخدام معالج التقارير • افتح قاعدة البيانات.
• اضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على أيقونة جديد، فيتم عرض مربع الحوار تقرير جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات.
• اضغط على خيار معالج التقارير.
• اضغط على زر موافق.
• يتم عرض الصفحة التالية من معالج التقارير.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام في جزء جداول/استعلامات في مربع الحوار.
لتحديد الحقول التي سيتم إضافتها إلى التقرير • اضغط على الحقل المطلوب، ثم اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى جزء الحقول المحدِّدة في مربع الحوار.
• كرِّر الإجراء السابق لإضافة الحقول المطلوبة إلى التقرير.
• اضغط على زر التالي للاستمرار.
لإضافة مستويات تجميع إلى التقرير • تسمح لك الصفحة التالية المعروضة بإضافة مستويات للتجميع.
لفرز السجلات الموجودة داخل التقارير • تسمح لك هذه الصفحة من معالج التقارير بفرز السجلات التي تعمل عليها حتى أربعة حقول، وذلك بترتيب تصاعدي أو تنازلي.

• في هذه الحالة، قمنا باختيار الفرز بواسطة CompanyName أولاً، ثم بواسطة Phone
• اضغط على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التالية