ICDL مديول 4 الـ Excel

[موسي الأسود]

• يقوم برنامج إكسيل بتحليل البيانات وعرضها في مجموعةٍ من التخطيطات ـ الأمر الذي يُسهم إلى حدٍ كبير في توضيحها وتفسيرها.
فإذا كانت هذه البيانات قد تم إعدادها باستخدام معالج النصوص فيمكنك استيرادها في برنامج إكسيل عوضًا عن إعادة إدخالها . إلا أن ذلك يتطلب تحويلها إلي أحد التنسيقات التي يستطيع برنامج إكسيل التعامل معها .
ولعلك تتساءل الآن عن الوسيلة التي يمكنك اتباعها إذا كان برنامج إكسيل غير قادر على التعرف على تنسيق النص الذي تريد أن تقوم باستيراده.
تُعد تنسيقات النصوص التالية الأكثر استخدامًا: حسنًا … إذا كان برنامج إكسيل غير قادر على التعرف على تنسيق النص الذي تريد استيراده ، فسيقوم عندئذٍ بصورةٍ تلقائية بتشغيل معالج النص لمساعدتك في تنفيذ ذلك.
تنسيق txt لا تحتوي الملفات التي تم حفظها بتنسيق .txt على أية تنسيقات إضافية، فيما عدا تنسيق سطر جديد. ويتم عادة في هذه الملفات إدراج سجل واحد من المعلومات في كل سطر، ولكن تختلف وسيلة تحديد الحقول.
نص مع استخدام علامات الجدولة كمحددات يتم في تنسيق الملفات النصية هذا استخدام علامات الجدولة كمحددات للحقول.
نص تم تنسيقه يتم في هذا النوع تحديد الحقول بتحديد موقعها على السطر. ويتم أيضًا الإشارة لهذه الأنواع بالأسماء التالية: محدد المسافة وعرض ثابت ومحدد العمود.
نص تم استخدام الفاصلة فيه كمحددات يتم في الملفات النصية استخدام الفاصلة كمحددات لفصل الحقول. وعلى الرغم من ذلك، فإنه يمكن استخدام أي نوعٍ آخر غير الفاصلات للفصل بين الحقول.
ويمكن في الحقول التي يتم فيها استخدام الفاصلات للفصل بين الحقول المدرجة أن يتم استخدام الخط الرأسي (|) وعلامة @ بدلاً من الفاصلات.
معالج النص
لعلك تتساءل الآن عن طبيعة معالج النص الذي أشرنا إليه سابقًا. حسنًا … إن معالج النص في حقيقة الأمر هو مجموعة من مربعات الحوار التي تقوم بتوجيه المستخدم خلال مجموعةٍ من الخطوات لاستيراد النصوص إلى جداول البيانات الخاصة ببرنامج إكسيل.
• افتح قائمة ملف واضغط على خيار فتح.
• اضغط على السهم المتجه لأسفل المدرج بجانب حقل حفظ الملف بنوعه واختر نوع Text Files.
• حدِّد الملف الذي تريد أن تقوم بفتحه ثم حدِّد فتح.
• سيظهر عندئذٍ مربع حوار معالج استيراد النص
ينقسم مربع الحوار السالف ذكره إلى جزئين، حيث يمكن للمستخدم في الجزء العلوي تحديد الخيارات الموافقة لاحتياجاته، أما في الجزء السفلي فيتم عرض البيانات التي سيتم استيرادها، حيث يقوم المعالج بالتعرف على البيانات وتنسيق الملف الأصلي ليتمكن من تحديد نوع الملف.
• بعد قيامك بتحديد اختياراتك، اضغط على زر التالي ليتم عرض مربع حوار معالج استيراد النص – الخطوة 2 من 3. يمكنك باستخدام الجزء الأول من مربع الحوار اختيار الرمز المستخدم للفصل بين الحقول. وتجدر الإشارة في هذا الصدد إلى أن الرمز الافتراضي هو علامة الجدولة ( Tab).
• حدِّد الخيارات التي تناسب احتياجاتك. لاحظ أنه يمكنك أن تقوم بتحديد أكثر من خيارٍ واحد.
• حال قيامك بتحديد الرمز الذي سيتم استخدامه للفصل بين الحقول، ستظهر النتيجة في الجزء السفلي من مربع الحوار.
• إذا كانت النتيجة التي حصلت عليها مرضية، فاضغط على زر التالي.
• سيتم عند ذلك عرض مربع الحوار معالج استيراد النص – الخطوة 3 من 3.
حدِّد تنسيق البيانات التي سيتم إدراجها في كل عمود من الأعمدة. يمكنك أن تقوم أيضًا بتحديد ما إذا كنت تريد أن تقوم باستيراد أحد الأعمدة أم لا.
• بعد الانتهاء من تحديد تنسيق البيانات، اضغط على زر إنهاء لاستيراد النص في برنامج إكسيل.
استيراد صورة في ورقة العمل
• اضغط على قائمة إدراج واختر أمر صورة.
• حال ظهور القائمة الفرعية، اختر أمر من ملف. فيظهر مربع حوار إدراج صورة.
• حدِّد الصورة التي تريد أن تقوم بإدراجها ثم اضغط على زر إدراج.
نسخ التخطيط من وإلى أوراق العمل • إذا كنت تريد نسخ التخطيط المدرج في ورقة العمل ووضعه في إحدى الأوراق الأخرى، ينبغي أن تقوم أولاً بالانتقال إلى ورقة العمل المحتوية على التخطيط – ويكون ذلك عن طريق الضغط على علامة التبويب المناسبة المدرجة في أسفل المصنف. ثم بعد ذلك الضغط على هذا التخطيط ليتم تحديده ثم الضغط على مفتاحي Ctrl والحرف C معًا ليتم نسخ التخطيط إلى الحافظة.
• انتقل الآن إلى ورقة العمل التي تريد أن تقوم بإدراج التخطيط فيها ثم اضغط على مفتاحي Ctrl والحرف V معًا.
نسخ التخطيط من مصنف لآخر • إذا كنت تريد نسخ التخطيط الموجود في إحدى أوراق العمل المدرجة في مصنفٍ ما إلى مصنف آخر أو إلي ورقة أخرى في نفس المصنف فينبغي أن تقوم أولاً بفتح المصنف الذي يحتوي على نسخة التخطيط، ثم اضغط على التخطيط ليتم تحديده واضغط على مفتاحي Ctrl والحرف C في آنٍ واحد ليتم نسخ التخطيط إلى الحافظة.
• انتقل بعد ذلك إلى المصنف الأصلي الذي كنت تقوم باستخدامه. ويمكنك أن تقوم أيضًا بالانتقال إلى ورقة العمل التي تريد أن يتم فيها إدراج التخطيط ثم اضغط على مفتاحي Ctrl والحرف V معًا.